Was unterscheidet die Datensicherung von der Archivierung? – Der Einsatz elektronischer Datenverarbeitung hat den Umgang mit Informationen völlig verändert und zu neuen Herausforderungen geführt. So stellen die gestiegene Komplexität digitaler Verarbeitungsprozesse sowie ständig steigende Datenmengen immer höhere Anforderungen an das Datenmanagement der Unternehmen.
Unterschiede zwischen Sicherung und Archivierung
Die Aufbewahrung von Daten erfolgt heute fast immer auf elektronischem Weg und dient grundsätzlich dem Zweck, Daten und Dokumente so zu verwahren, dass im Bedarfsfall zuverlässig und problemlos darauf zugegriffen werden kann. Die hierfür erforderlichen rahmenorganisatorischen Maßnahmen werden in Form von Datensicherungs- bzw. Datenarchivierungskonzepten definiert.
Ein Unterschied zwischen den Begriffen Datensicherung (Englisch: Backup) und Datenarchivierung besteht zunächst in der Art des möglichen Anlassfalles, aufgrund dessen die Aufbewahrung der Daten erfolgt. Während Datensicherungen eine Schutzmaßnahme gegen unvorhergesehenen temporären oder dauerhaften Verlust von Daten darstellen, dient die Archivierung der unveränderbaren und langfristigen Aufbewahrung von Daten aufgrund bestehender gesetzlicher Vorschriften oder innerbetrieblicher Erfordernisse. Daraus ergibt sich eine beträchtlicher Unterschied hinsichtlich der Anforderungen an Zugriff und Aktualität der aufbewahrten Daten.
Strategien und Arten der Datenaufbewahrung
Da Verluste oder Beschädigungen von Daten immer unvorhergesehen erfolgen, muss auf Sicherheitskopien zur Wiederherstellung eines konsistenten Datenbestandes so schnell als möglich zugegriffen werden können, darüber hinaus sind die gesicherten Daten stets aktuell zu halten.
Dem gegenüber stellt die Archivierung eine organisatorische Maßnahme dar, um Daten und Dokumente unabhängig von Ihrer Aktualität über einen langen Zeitraum hinweg unverändert aufbewahren zu können. Da archivierte Daten in der Regel den Work-Flow des Tagesgeschäftes bereits verlassen haben, also bereits abgerechnet oder bilanziert sind, ist bei archivierten Beständen- nicht zuletzt aufgrund der großen Datenmengen – meist eine längere Zugriffszeit zu veranschlagen, als dies bei Datensicherungen der Fall ist.
Darüber hinaus ergibt sich aus den bisherigen Ausführungen, dass Archivbestände von Sicherheitskopien auch hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer unterschieden werden können. Während Datenarchivierungen aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen oft über Jahre, manchmal sogar Jahrzehnte erfolgen, wird eine Datensicherung in regelmäßigen Abständen durch ein neues Backup ersetzt, um die Aktualität des gesicherten Datenbestandes zu gewährleisten.
Besondere Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten
Wird der Datenbestand aufgrund gesetzlicher Regelungen aufbewahrt, so sind dabei meist spezielle Bestimmungen und Fristen zu beachten, man spricht in diesem Fall auch von einer revisionssicheren Archivierung. Sämtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung sind in dem vom Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. herausgegebenen Code „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ zusammengefasst, auch Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchungssysteme) enthalten Vorschriften für die sichere, ordnungsgemäße und vollständige Aufbewahrung von Dokumenten und Daten.
Um nun jene, durch hoch komplexe informationsverarbeitende Prozesse entstehenden Datenmengen zuverlässig aufbewahren zu können, wurden spezielle Archivsysteme, bestehend aus Datenbanken, Datenverwaltungssoftware und Speichersystemen, geschaffen.
Über einen Index kann dabei jedes Dokument in Sekundenschnelle gefunden und mittels eines Anzeigeprogrammes für den Anwender bereitgestellt werden. Darüber hinaus existieren nicht nur für die Archivierung, sondern auch für Datensicherungskonzepte gesetzliche Auflagen zur Wahrung der Revisionssicherheit. Die maßgeblichen Bestimmungen für revisionssichere Konzepte zur Datensicherung sind in den GoBS Absatz 5.1. und 5.2. definiert.
Unabhängig davon, ob die Aufbewahrungsmaßnahmen den Bestimmungen der Revisionssicherheit unterliegen, sollte die Verwahrung gesicherter bzw. archivierter Daten stets in ausreichender räumlicher Entfernung von der EDV-Anlage innerhalb einer feuer- und diebstahlsicheren Umgebung erfolgen.
Häufige Fragen und Antworten
Was unterscheidet die Datensicherung von der Archivierung?
Die Datensicherung und die Archivierung sind unterschiedliche Maßnahmen zur Aufbewahrung von Daten. Während die Datensicherung dazu dient, Daten vor temporärem oder permanentem Verlust zu schützen, dient die Archivierung der langfristigen und unveränderbaren Aufbewahrung von Daten aus gesetzlichen oder betrieblichen Gründen. Dabei gibt es Unterschiede hinsichtlich des Zugriffs auf die Daten und der Aktualität der gesicherten bzw. archivierten Daten.
Welche Strategien und Arten der Datenaufbewahrung gibt es?
Bei der Datenaufbewahrung gibt es verschiedene Strategien und Arten. Die Datensicherung erfolgt in Form von Sicherungskopien, die schnell verfügbar sein müssen, um einen konsistenten Datenbestand wiederherstellen zu können. Die Archivierung dagegen dient der langfristigen Aufbewahrung von Daten, die bereits den Tagesgeschäft verlassen haben, und erfordert meist eine längere Zugriffszeit. Zudem können Archivbestände je nach Aufbewahrungsdauer unterschieden werden, während Datensicherungen regelmäßig erneuert werden, um die Aktualität der Daten zu gewährleisten.
Welche besonderen Anforderungen gibt es an die Aufbewahrung von Daten?
Die Aufbewahrung von Daten unterliegt oft speziellen Bestimmungen und Fristen, insbesondere wenn sie aus gesetzlichen Gründen erfolgt. Eine revisionssichere Archivierung erfordert die Einhaltung bestimmter Vorschriften, wie sie z. B. im Code „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ festgelegt sind. Zudem gibt es gesetzliche Anforderungen an die Datensicherung, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Die physische Aufbewahrung der gesicherten oder archivierten Daten sollte in einem feuer- und diebstahlsicheren Umfeld außerhalb der IT-Anlage erfolgen.