ERP steht als Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Der Begriff bezeichnet die Aufgabe von Unternehmen, die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie beispielsweise die Betriebsmittel, das Personal oder das Kapital besonders zweckmäßig für den Ablauf im Betrieb einzusetzen und sämtliche Geschäftsprozesse optimal zu organisieren. ERP-Systeme sind komplexe Anwendungsprogramme, die Unternehmen bei der Optimierung von Geschäftsabläufen unterstützen, erweiterbar und auf spezielle Bedürfnisse von Unternehmen anpassbar sind.
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ERP-Systeme unterscheiden sich in der Anwendung beispielsweise durch den Einsatz in der Zielbranche in der fachlichen Ausrichtung. Außerdem gibt es verschiedene Systeme je nach Größe des Unternehmens und der Anzahl der Unternehmensstandorte oder der Benutzer der Software. Auch der Funktionsumfang der Anwendungssoftware variiert. Je nach dem ob Datenbanken, verschiedene Programmiersprachen oder unterschiedliche Betriebssysteme im Einsatz sind, kommen verschiedene ERP-Systeme in Frage.
Zahlreiche Systeme setzen auf webbasierte Produkte, sodass beispielsweise auch Kunden oder Lieferanten direkt in das System einbezogen werden können. Hier bieten sich z.B. direkte Kundenbestellungen oder die Terminierung von Lieferungen an. Damit bietet das ERP-System den Nutzern große Zeitvorteile und Kostenersparnis. ERP-Systeme sind stark mit dem tatsächlichen Bedarf verknüpft. Die Möglichkeiten von Standardsoftware sind oftmals nicht ausreichend. ERP-Systeme sind universell und für viele Branchen anpassbar. Im deutschsprachigen Raum existieren jedoch auch mehr als 100 Anbieter kleinerer ERP-Systeme, die preislich deutlich günstiger sind, sich jedoch nicht komplett integrieren lassen.
Funktionsbereiche
Grundsätzlich sollten ERP-Systeme die meisten Geschäftsprozesse abwickeln können. Sie lassen sich sehr gut integrieren und sorgen dafür, dass alle Ressourcen eines Unternehmens zentral verwaltet werden können. Optimal ist der Einsatz in der Materialwirtschaft zur Lagerhaltung, Beschaffung, Bewertung und Disposition sowie in der Produktion und dem Controlling. Einsetzbar sind sie außerdem im Finanz- und Rechnungswesen, der Personalwirtschaft, dem Verkauf und dem Marketing und der Forschung und Entwicklung.
Auch das Dokumentenmanagement und die Stammdatenverwaltung kann von ERP-Systemen übernommen werden. Funktionsbereiche und Anforderungen an die Software ergeben sich aus den Anforderungen, die das Unternehmen hat. Da die Geschäftsprozesse oftmals branchenabhängig sind, bieten die Entwickler der Systeme verschiedene Branchenlösungen an, die aus unterschiedlichen Teilpaketen bestehen, die speziell auf die Bedürfnisse der verschiedenen Geschäftszweige zugeschnitten sind.
Freie ERP-Systeme
Es gibt mittlerweile auch freie ERP-Software im Open-Source-Bereich. Sie kann von Unternehmen selbst installiert und genutzt werden. Es gibt jedoch auch Unternehmen, die sich auf diese freien Systeme spezialisiert haben und für die Anwendungen ihre Dienstleistungen erbringen. Freie Systeme haben den großen Vorteil, dass Fehler selbst behoben und die Funktionen den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können. Außerdem sind keine großen Investitionen erforderlich, sodass diese Möglichkeit besonders für kleinere Unternehmen ideal ist.
Lösungen, Erweiterungen und Anpassungen können problemlos umgesetzt und integriert werden und während der Installationsphase entstehen keine Kosten. Eine Abhängigkeit an den Hersteller bzw. Entwickler des ERP-Systems existiert nicht, sodass auch die zukünftige Sicherheit gewährleistet ist. Ein Nachteil der freien Software ist das Fehlen von Service und Wartung. Auch die Weiterentwicklung erfolgt nicht automatisch und nur ein eher geringer Anteil der Nutzer der freien Software ist in der Lage Änderungen und Erweiterungen selbst vorzunehmen.