Als Datenbestand eines Unternehmens beziehungsweise einer sonstigen Organisation wird die Gesamtheit der vorhandenen Daten bezeichnet. Im Zuge der zunehmenden Automatisierung von Geschäftsprozessen sind die Anforderungen an einen sachgerechten Umgang mit diesem Datenbestand in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Bis vor wenigen Jahren genügte es, aktuelle Daten im Zugriff zu haben und ältere Daten gegebenenfalls auf Bändern zu archivieren. Heute genügt dieses Vorgehen weder den gesetzlichen Anforderungen noch den Bedingungen, die Banken bei der Kreditvergabe stellen.

Was umfasst ein Datenbestand konkret? Dazu zählen operative Informationen (z. B. Buchhaltung, ERP, CRM), Kommunikationsdaten (E-Mails, Collaboration), technische Mess- und Protokolldaten, Entwicklungs- und Konstruktionsunterlagen sowie rechtlich relevante Dokumente. Auch Schatten-IT, mobile Endgeräte, Cloud- und SaaS-Daten (z. B. Kollaborationstools) gehören faktisch dazu und müssen im Lebenszyklus berücksichtigt werden.

Warum das wichtig ist: Daten sind zum geschäftskritischen Vermögensgegenstand geworden. Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit sind Grundpfeiler eines belastbaren Informationsmanagements und entscheiden im Ernstfall über Compliance, Betriebsfähigkeit und finanzielle Stabilität.

• Daten-Governance: klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Prozesse
• Lebenszyklus-Management: Erfassung, Nutzung, Archivierung, Löschung inkl. Aufbewahrungsfristen
• Technische Basis: zentrale Speicherung, Versionierung, revisionssichere Archivierung
• Schutzmaßnahmen: Backup-Strategien, Redundanzen, Härtung und Monitoring
• Dokumentation: Verfahrensdokumentation, Löschkonzepte, Notfallpläne

GDPdU

Die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) stellen hohe Anforderungen an den Umgang mit dem Datenbestand. Diese Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums legt die Kriterien fest, denen der Datenbestand genügen muss, um eine steuerliche Betriebsprüfung zu ermöglichen. Die mit Abstand am schwierigsten zu erfüllende Vorschrift der GDPdU lautet, dass Betriebsprüfern jederzeit Zugriff auf alle steuerrelevanten Daten zu gewähren ist. Dabei ist nirgends genau spezifiziert, wie weit der Begriff steuerrelevante Daten auszulegen ist. Nach vorherrschender Rechtsmeinung gehören dazu beispielsweise auch allen internen E-Mails, die in Zusammenhang mit einem zu prüfenden Vorgang stehen. Eine Anforderung, die mit heutigen Mailsystemen kaum zu erfüllen ist. Klar ist, dass die GDPdU eine Konsolidierung des Datenbestands nahezu erzwingen. Ein auf zahlreiche Abteilungsserver verteilter Datenbestand erlaubt es nicht, die strengen Vorgaben zu erfüllen.

Aktueller Stand: GoBD – Die heutigen maßgeblichen Vorgaben finden sich in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie haben die GDPdU abgelöst (aktuelle Fassung u. a. BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Für Unternehmen bedeutet das konkret:

• Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: lückenlose Dokumentation der Prozesse und Systeme
• Vollständigkeit & Richtigkeit: keine Datenlücken, konsistente Stände
• Unveränderbarkeit: revisionssichere Archivierung, Protokollierung von Änderungen
• Zeitgerechte Erfassung: fristnahe Verbuchung und Ablage
• Maschinelle Auswertbarkeit (Z1–Z3): direkter Zugriff, Auswertung oder Datenträgerüberlassung für die Betriebsprüfung
• Verfahrensdokumentation: verständlich, aktuell, geprüft
• E-Mail-Archivierung: systematisch, rechtssicher, durchsuchbar

Praxisempfehlung: Zentrale Datenhaltung mit klaren Berechtigungskonzepten, revisionssichere Archivsysteme, definierte Exportformate für Prüfungen, regelmäßige Testabrufe sowie stichprobenartige interne Audits erhöhen die Compliance-Sicherheit erheblich.

Basel II und III

Sogar Banken interessieren sich heute für die Sicherheit und die Verfügbarkeit des Datenbestands. Dies tun sie nicht ausschließlich freiwillig. Die Kreditvergaberichtlinien Basel II und III fordern von ihnen, die IT-Sicherheit als Risikomerkmal bei der Kreditvergabe zu berücksichtigen. Diese Forderung ist naheliegend und nachvollziehbar. Einerseits stellt der Datenbestand eines Unternehmens heute in vielen Fällen einen materiellen Wert dar, der durchaus den des Lagerbestands oder der Produktionsanlagen übertreffen kann.

Damit ist der Schutz des Datenbestands Bestandteil des Schutzes von Vermögenswerten und beeinflusst selbstverständlich die Beurteilung der Kreditwürdigkeit. Andererseits ist auch zu beachten, dass die meisten betriebswirtschaftlich relevanten Daten heute nur noch in elektronischer Form vorliegen. Ein effektives Risikomanagement ist daher nur möglich, wenn der ständige Zugriff auf diese Daten sichergestellt ist. Risikomanagement erfordert oft kurzfristige Reaktionen, weswegen ein Verweis auf irgendwo im Datenarchiv vorhandene Sicherungen den Banken nicht mehr genügt.

Aktuelle Entwicklung: Die Finalisierung von Basel III (häufig als „Basel IV“ bezeichnet) stärkt die Betrachtung operationeller Risiken. Für Kreditnehmer steigt damit die Bedeutung von belastbaren Konzepten zur Datenverfügbarkeit, Notfallvorsorge und Wiederanlauffähigkeit.

• Worauf Banken achten: dokumentierte RTO/RPO-Ziele, getestete Notfallpläne, regelmäßige Wiederherstellungsübungen
• Resilienz-Nachweise: redundante Systeme, Offsite- und Offline-Sicherungen, Kapazitäts- und Lasttests
• Organisation: Verantwortlichkeiten, Schulungen, Meldewege und Incident-Response-Prozesse
• Kontinuierliche Verbesserung: Monitoring, Kennzahlen, Lessons Learned nach Vorfällen

Gefahren für den Datenbestand

Zunächst droht immer ein Datenverlust aufgrund technischer Defekte, beispielsweise eines Festplattenausfalls. Dies erfordert zwingend zwei Gegenmaßnahmen. Selbstverständlich sollten die Datenträger redundant ausgelegt sein, um einen ständigen Zugriff zu ermöglichen. In diesem Zusammenhang haben sich RAID-Systeme bewährt. Diese ersetzen jedoch keine zuverlässige Datensicherung, die unbedingt zusätzlich durchgeführt werden muss. RAID-Systeme schützen vor Festplattendefekten, aber beispielsweise nicht vor der Manipulation oder Zerstörung von Daten durch Viren. Viren und andere Schadsoftware sind die zweite wesentliche Gefahrenquelle für den Datenbestand. Auch hier ist ein wirkungsvoller Schutz unerlässlich.

Eine weitere erhebliche Gefahr besteht im Diebstahl von Daten. So wichtig eine Firewall zur Abwehr unerlaubter Eindringlinge in diesem Zusammenhang auch ist, statistisch droht die größte Gefahr von innen. Ein sorgloser Umgang mit Zugriffsrechten ist weitaus häufiger Ursache für Datendiebstähle als externe Hackerangriffe. Das Prinzip, dass jeder nur über die Zugriffsrechte auf den Datenbestand verfügen sollte, die er tatsächlich benötigt, wird zu oft missachtet. Insbesondere bei der Gewährung von Zugriffsrechten  wird die gebotene Vorsicht oft außer Acht gelassen.

• Technische Risiken: Controller- und Firmware-Fehler, Bitrot, Dateisystemkorruption, Ausfälle in Storage, Virtualisierung oder Cloud
• Cyberbedrohungen: Ransomware, Phishing, Supply-Chain-Angriffe, kompromittierte Administrator-Accounts
• Organisatorische Ursachen: Fehlkonfigurationen, unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Trennung von Aufgaben
• Externe Ereignisse: Stromausfälle, Wasser-/Brandschäden, Temperaturspitzen, Naturereignisse

• Schutz in der Praxis: Least-Privilege, Mehr-Faktor-Authentifizierung, Netzwerksegmentierung
• Härtung & Monitoring: Patch-Management, Protokollierung, Anomalieerkennung, Test-Restores
• Backups mit Strategie: 3-2-1-1-0-Regel, unveränderliche/Offline-Sicherungen, klare Aufbewahrungsfristen
• Datenqualität: Versionierung, Prüfsummen, regelmäßige Konsistenzprüfungen

Wiederherstellen des Datenbestandes und Datenrettung

Technische Defekte und Festplattenausfall kommen vor. Gut, dass Sie jetzt uns kennen. Denn wir sind darauf spezialisiert, auch im „Worst Case“ Ihre Daten zu retten und wiederherzustellen. Wir bieten Privatpersonen und Unternehmen professionelle Datenrettung und Wiederherstellung des Datenbestandes. Mithilfe speziell entwickelter Hard- und Software sind wir in der Lage, Ihnen im Fall der Fälle zu helfen. Wir analysieren die Fehler und machen Ihnen ein unverbindliches Festpreisangebot, dass Sie in Ruhe prüfen können. Wir arbeiten für Sie absolut transparent und selbstverständlich sehr zuverlässig. Speziell für Firmenkunden bieten wir einen Express-Service an, der eine schnelle und sichere Datenwiederherstellung innerhalb eines Tages ermöglicht.

Typische Szenarien: defekte oder gelöschte Partitionen, logische Fehler, beschädigte Dateisysteme (NTFS, exFAT, APFS, ext4, XFS, Btrfs), defekte Sektoren, Head-Crash, RAID-/NAS-/SAN-Probleme, virtuelle Maschinen (z. B. Hypervisor- oder Storage-Fehler) sowie Datenbanken und Maildaten.

1. Analyse: schonende Diagnostik, sichere Sektor-Images, Schutz vor Folgeschäden durch schreibgeschützten Zugriff
2. Angebot: transparentes Festpreisangebot auf Basis des Befundes
3. Wiederherstellung: rekonstruktive Verfahren für logische und physische Schäden, ggf. mehrstufige Imaging-Strategien
4. Validierung: Integritäts- und Stichprobenprüfungen, Inhaltsvorschau
5. Übergabe: Auslieferung auf geeigneten Datenträgern, auf Wunsch mit Empfehlungen zur Prävention

Wichtig: Jede Minute zählt. Systeme nicht weiterverwenden, keine ungetesteten Tools einsetzen und keine Neuinstallationen durchführen – so erhöhen Sie die Erfolgsaussichten der Wiederherstellung des Datenbestandes deutlich.

Kontaktieren Sie einfach und unverbindlich zu all den Themen der Daten-Wiederherstellung unsere freundliche Kundenbetreuung. Wir beraten Sie gerne!

Häufige Fragen und Antworten