Wie bewahrt man geschäftliche Daten sicher auf?

Geschäftliche Daten sichenIm Geschäftsbereich spielt eine Datensicherung eine wichtige Rolle. Oftmals hängt von der Verfügbarkeit der Datenbestände die Existenz des Unternehmens ab. Zudem sind die meisten Betriebe gesetzlich dazu verpflichtet, regelmäßige Datensicherungen vorzunehmen. Nach handels- und steuerrechtlichen Grundsätzen muss eine elektronische Buchhaltung jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher sein. In den Vorschriften über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU genannt, ist die Pflicht zur Archivierung digitaler Datenbestände in Unternehmen geregelt. Herausgeber dieser Richtlinien ist das Bundesfinanzministerium.

Wie bewahrt man diese wichtigen Datenbestände am sichersten auf?

Wichtigstes Kriterium für eine Datensicherung ist der Schutz vor einem möglichen Datenverlust. Dies kann durch Defekt eines Datenträgers, Diebstahl, Brand und andere äußere Einflüsse geschehen. Werden regelmäßige Sicherungskopien gezogen, sollte diese von der eigenen EDV-Anlage örtlich entfernt gelagert werden. Sollte im schlimmsten Fall das Firmengebäude mit der EDV-Anlage abbrennen, so können die wichtigen Daten wiederbeschafft werden, wenn sie sich in einem anderen Gebäude oder sogar in einem anderen Ort bei einer Filiale des Betriebes befinden. Bei kleineren Unternehmen haben sich auch Bankschließfächer bewährt. Diese Fächer sind zwar ausreichend geschützt, jedoch sind sie nicht immer zu erreichen.

Der Zugriff kann manchmal nur während der Öffnungszeiten der Bank erfolgen, was im Falle einer Störung am Wochenende nicht helfen kann. Andere Unternehmen haben eigene Sicherheitsräume eingerichtet, in denen die wichtigen Backup-Datenträger und Bänder aufbewahrt werden können. Diese Räume, sprachlich Zellen genannt, sind feuerfest gehalten und können nicht ohne größeren Sicherheitsaufwand betreten werden. In größeren Unternehmen mit eigenem Rechenzentrum macht es daher Sinn, einen eigenen (Tresor-)Raum für die Aufbewahrung von Sicherungskopien vorzuhalten. Gegebenenfalls können die Datenträger aber auch an mehreren unterschiedlichen Standorten des Betriebes verteilt untergebracht werden. Die räumlich getrennte Aufbewahrung hat nur einen Nachteil. Man kann nicht sofort auf die Sicherungsdatenträger zugreifen und das Rückspielen vornehmen. Zunächst müssen erst die Datenträger angefordert werden. Dies kostet oft wertvolle Zeit.

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Eine interessante und immer häufiger angewendete Alternative ist das sogenannte Online-Backup. Bei einem Online-Backup werden die zu sichernden Datenbestände auf einen externen Server im Internet hochgeladen. Die günstigen und schnellen Breitband-Internetverbindungen sind für eine Netzwerk- und Ferndatensicherung geradezu prädestiniert. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass der Serverbetreiber alle möglichen Sicherheitsvorkehrungen trifft, um eine sichere Verbindung zwischen seinem Server und dem Rechner des Betriebes herzustellen. Sensible Daten könnten ohne Verschlüsselung abgefangen und illegal weiterverwendet werden.

Für die Anmeldung am externen Server erhält das Unternehmen einen Benutzernamen und ein Kennwort. Auch wenn die modernen Internetverbindungen schon recht schnell sind, wird eine Datenübertragung, wie sie schnelle Festplatten möglich machen, bei weitem noch nicht erreicht. Über eine spezielle Software kann vor dem Online-Backup eine Datenkompression durchgeführt werden, um größere Datenmengen schneller zu befördern. Mit einer 6000er DLS-Leitung lassen sich bei einer Geschwindigkeit von 1 Mbit/sec. knapp 11 GB pro Tag transportieren. VDSL-Leitungen erreichen hier höhere Übertragungsraten. Bevorzugtes Datensicherungsverfahren für ein Online-Backup ist die inkrementelle Datensicherung. Hierbei werden nach einer vorhandenen Komplettsicherung nur diejenigen Teile hinzugefügt, die sich während des letzten Backups geändert haben. Nützlich bei einer Online-Lösung sind Virenscanner, die bei einem erforderlichen Restore die Daten auf Virenfreiheit überprüfen.

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