Das Thema Datensicherung wird vor allem von Privatanwendern, aber auch in Unternehmen immer noch sehr stiefmütterlich behandelt. Häufig wird erst über eine Sicherung der eigenen Daten in regelmäßigen Abständen nachgedacht, wenn das Daten-Kind bereits in den virtuellen Brunnen gefallen ist. Dabei ist eine solche Sicherung weder schwierig noch zeitaufwendig, erst recht nicht im Vergleich zu dem Aufwand und Ärger, den verlorene Daten verursachen können.

Kurz gesagt: Ohne regelmäßige Sicherungen fehlt die Rückfallebene. Mit einer klaren Strategie, automatisierten Backups und überprüften Wiederherstellungsprozessen schützen Sie Dokumente, Fotos, E-Mails und Systeme zuverlässig – unabhängig davon, ob Sie zu Hause arbeiten oder komplexe IT-Umgebungen betreiben.

Notwendigkeit der Datensicherung

Niemand ist umfassend und dauerhaft vor dem Verlust seiner Daten geschützt, wobei die Ursachen dafür sehr unterschiedlich sein können. So kann bereits ein Kurzschluss innerhalb des PC den gesamten Rechner zum Absturz bringen. Auch Viren, Trojaner und andere virtuelle Schädlinge können auf dem eigenen Rechner großen Datenverlust herbeiführen. Bevor eine Datensicherung durchgeführt wird, gilt es also unbedingt sicherzustellen, dass sich unter den sensiblen Daten und Dateien keine Viren verbergen, weil die dann ebenfalls mit kopiert werden würden.

Eine gründliche Virensuche vor dem Backup ist also eine Grundvoraussetzung. Der Großteil der erstellten Daten, aber auch das Betriebssystem und andere grundlegende Funktionen befinden sich auf der Festplatte eines Computers, die mittels Magnetspeicher-Technologie im Nanometer-Bereich arbeitet. Daher sind Festplatten auch gegen äußere Einflüsse (Magnetfeld, Erschütterungen, Verunreinigungen) sehr anfällig.

Weitere Ursachen für Datenverlust sind u. a. Hardwareverschleiß (Headcrash, defekte Elektronik), Stromausfälle, fehlerhafte Updates oder Upgrades, Anwenderfehler (Löschen/Überschreiben), Ransomware, Firmware-Bugs, Naturereignisse und Diebstahl. Gerade moderne Systeme (z. B. aktuelle Windows- oder macOS-Versionen) erhalten häufig Updates – ein sauberer Sicherungsstand ist daher essenziell, um bei Problemen zügig zum letzten funktionierenden Zustand zurückzukehren.

• Vor jedem Backup: Virensignaturen aktualisieren, vollständigen Scan durchführen, Warnungen beheben.
• Nach dem Backup: Sicherung verifizieren (Integritätsprüfung/Prüfsummen), optional Test-Wiederherstellung einzelner Dateien durchführen.
• Regelmäßig wiederholen: Nicht nur sichern, sondern auch die Wiederherstellung testen.

Häufigkeit ist Trumpf bei der Datensicherung

Um die Daten auf dem PC, dem Laptop oder dem eigenen Server zu sichern, bedarf es vor allem der Aufnahme der regelmäßigen Sicherung in den Alltag. Ebenso wie regelmäßig die Aufgabenliste erledigt oder das Mail-Postfach geprüft wird, kann auch eine solche Datensicherung in die tägliche Arbeitsroutine eingebaut werden. Da eine Sicherung der wichtigsten Daten relativ schnell vonstattengeht, muss hier auch keine extra Arbeitszeit freigeschaufelt werden, bei entsprechender Konfiguration läuft ein solcher Sicherungsprozess auch nebenbei im Hintergrund ab.

Best Practice für den Alltag: Automatisierte, geplante Backups außerhalb der Kernarbeitszeit (z. B. abends), mit Benachrichtigungen bei Erfolg/Fehlschlag, Versionierung (mehrere Wiederherstellungspunkte) sowie Bandbreiten- und Lastbegrenzung, damit das System weiter flüssig nutzbar bleibt. Ergänzend sollten regelmäßige Proberücksicherungen eingeplant werden.

• Täglich: Kurze, inkrementelle Sicherung geänderter Dateien.
• Wöchentlich: Umfassendere Vollsicherung inkl. Systemabbild (Image) – ideal am Wochenende.
• Monatlich/Quartalsweise: Archivstände für langfristige Aufbewahrung.

Für Windows 11/10 und aktuelle macOS-Versionen sind Bordmittel oder professionelle Lösungen verfügbar, die Zeitpläne, inkrementelle/differenzielle Sicherungen sowie Benachrichtigungen unterstützen. Ältere Systeme lassen sich ebenfalls einbinden; wichtig ist ein konsistenter, verlässlicher Rhythmus.

Wie häufig sollte man Daten sichern?

In welchen Abständen nun die Daten gesichert werden müssen, um sie vor Beschädigungen und dauerhaften Verlust zu bewahren, ist individuell verschieden und hängt von der Häufigkeit und dem Umfang ab, mit der die einzelnen Daten und Dateien geändert werden. Wenn der PC im häuslichen Bereich nur zum Spielen, Chatten oder zur Recherche genutzt wird, ist ein sogenanntes Backup sicher weniger häufig erforderlich, als beim PC im Arbeitszimmer.

Werden Dokumente (Briefe, Texte, Tabellen, PDF etc.) täglich erstellt, bearbeitet oder geändert, sollten diese auch täglich – idealerweise am Ende des Arbeitstages – gesichert werden. Wird der PC hingegen nur sporadisch genutzt, genügt es in den meisten Fällen schon, einmal die Woche eine Sicherungskopie zu erstellen. Grundsätzlich ist die Häufigkeit einer Datensicherung aber von der Häufigkeit abhängig, mit der die Dateien auf dem PC gespeichert werden. Je öfter der Befehl „Speichern“ bedient wird, desto öfter sollte auch eine Sicherungskopie erstellt werden. Je öfter, desto besser.

Praxisorientierte Richtwerte nach Nutzung:

• Büroarbeitsplatz/Homeoffice: Inkrementelle Sicherung alle 4–8 Stunden, tägliche Vollsicherung der wichtigsten Ordner, wöchentliche Systemabbilder.
• Kreativberufe (Fotos/Video/Audio): Während Projekten mindestens täglich, bei Sessions zusätzlich vor/nach großen Importen.
• Entwicklung/Projektarbeit: Häufige, automatisierte Sicherungen (z. B. stündlich), plus tägliches Komplettbackup der Arbeitsumgebung.
• Server/NAS/VMs: Je nach Änderungsrate stündlich bis alle 15 Minuten (Snapshots/Replikation), tägliche Voll- oder synthetische Vollsicherungen.
• Gelegentliche Nutzung: Wöchentlich ausreichend; vor Systemupdates eine zusätzliche Sicherung erstellen.

Tipp: Definieren Sie Zielwerte für RPO (maximal tolerierter Datenverlust, z. B. 24 h oder 4 h) und RTO (maximale Wiederherstellungszeit). Die Backup-Frequenz richtet sich dann konsequent nach diesen Anforderungen.

Original und Kopie (Backup)

Natürlich macht selbst die beste und umfassendste Datensicherung keinen Sinn, wenn die gesicherten Daten auf dem gleichen Medium wie die Originale hinterlegt werden. Bei der Auswahl des Speichermediums ist vor allem Mobilität gefragt, also die Möglichkeit, das Backup zu transportieren, sicher zu verwahren bzw. auf andere PCs aufzuspielen. Eine solche Trennung macht nicht nur bei einem Kurzschluss, sondern beispielsweise auch bei einem Brand oder einem Wasserschaden Sinn, weil die Sicherungskopie dabei nicht beschädigt werden kann.

Empfehlungen zur Trennung von Original und Kopie:

• 3-2-1-Regel: Mindestens 3 Kopien, 2 unterschiedliche Medien, 1 Kopie außerhalb des Standorts (offsite).
• Offline/air-gapped Kopie: Wechselmedien nach der Sicherung trennen, um sie vor Malware und Überspannungen zu schützen.
• Versionierung/Unveränderbarkeit: Mehrere Generationen aufbewahren; wo möglich unveränderbare Sicherungen nutzen (z. B. schreibgeschützte Medien).
• Regelmäßige Rotation: Klare Pläne (täglich/wöchentlich/monatlich) und sichere Aufbewahrung implementieren.

Externe Festplatten/SSDs, ein zweites System, ein separates NAS oder ein ausgelagerter Speicherplatz eignen sich für die physische Trennung. Entscheidend ist, dass eine Störung oder ein Schaden am Primärsystem nicht automatisch die Sicherung mit betrifft.

Häufige Fragen und Antworten