In vielen Anwendungsbereichen greift man auf Datenbanken zurück. Jedes Datenbanksystem besteht zum einen aus dem Datenbankmanagementsystem, dem eigentlichen Programm und der Datenbank, also die Sammlung der verwalteten Daten. Ein Datenbanksystem hat die Aufgabe, umfangreiche Datenmengen effizient und dauerhaft zu speichern. Gleichzeitig müssen die Informationen in möglichst kurzer Zeit abrufbar sein und für den Benutzer in einer repräsentativen Darstellung aufgezeigt werden. In der Regel werden die Datensätze einzeln oder als Liste angezeigt. Zur Abfrage stehen bei jedem Datenbanksystem verschiedene Befehlssätze zur Verfügung. Man spricht auch von einer Datenbanksprache. Moderne relationale Systeme setzen dabei auf SQL, nutzen Indizes für schnelle Suchen, definieren Beziehungen zwischen Tabellen und gewährleisten durch Transaktionen eine konsistente Verarbeitung. Neben der reinen Speicherung zählen heute auch Import/Export-Funktionen, Datenvalidierung, Rechtekonzepte und Berichtsgenerierung zum typischen Funktionsumfang.

Bei einer Access Datenbank handelt es sich um ein Produkt des Softwareherstellers Microsoft. Microsoft Access dient der Entwicklung von Datenbanken. Es gehört zum Lieferumfang der Microsoft Office Professional Edition. Access ist ausschließlich für Windows verfügbar und wird sowohl in der 32‑Bit- als auch in der 64‑Bit-Variante angeboten. Neben der klassischen MDB-Struktur unterstützt Access seit Version 2007 das moderne ACCDB-Format (ACE-Engine) mit erweiterten Datentypen, besserer Verschlüsselung und zusätzlichen Funktionen. Access ist als eigenständige Lizenz und innerhalb aktueller Office-Pakete (z. B. Office LTSC/2021 sowie Microsoft 365-Varianten) erhältlich und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Microsoft Access Datenbank

Schon früh hat Microsoft den Erfolg von Datenbanksystemen erkannt. Insbesondere die Konkurrenzprodukte dBASE und Foxpro zwangen den Hersteller Mitte der 80ziger Jahre dazu, ein eigenes Datenbanksystem zu entwickeln. Es dauerte jedoch einige Jahre, bis Anfang 1990 die erste stabile Microsoft Access Version 1.1 – Datenbank auf dem Markt erschien. Bis heute wird Access als eigenständiges Programm der Office-Familie ausschließlich für Windows-Rechner angeboten. Dem Entwickler stehen menügesteuert umfangreiche Befehle zur Verfügung. Neben den Standardarbeiten, wie zum Beispiel die Speicherung der Daten in Tabellen, die Erstellung von Abfragen zur Aufbereitung der Daten, die Erstellung von Formularen für eine bequeme Dateneingabe und das Bereithalten von Berichten, um die Ergebnisse auch in gedruckter Form präsentieren zu können, gibt es auch noch die Möglichkeit, Makros für eine automatische Datenverwaltung zu erstellen. Aktuelle Generationen (z. B. Access 2019, Access 2021 und Access in Microsoft 365) bieten moderne Diagramme, erweiterte Textfelder, den Datentyp „Große Zahl (BigInt)“, verbesserte ODBC-Anbindung und laufende Stabilitätsupdates – bei gleichzeitiger Abwärtskompatibilität zu älteren MDB‑Beständen.

• Tabellen mit Schlüsseln, Indizes, Validierungsregeln und Beziehungen
• Abfragen (grafisch und in SQL), einschließlich Aggregationen und Parameterabfragen
• Formulare für ergonomische Dateneingabe mit Ereignissteuerung
• Berichte für professionelle Auswertungen und Druck-/PDF-Ausgaben
• Makros und Datenmakros für automatisierte Abläufe ohne Programmiercode
• Import/Export (u. a. Excel, Text/CSV) sowie Datenanbindung über ODBC
• Sicherheit via Dateiverschlüsselung (ACCDB) und vertrauenswürdige Speicherorte

Ebenfalls in Microsoft Access findet man den durchaus leistungsfähigen Visual Basic-Interpreter, um Applikationen für das Datenbankprogramm zu programmieren. Access Datenbanken können so erstellt werden, dass der Anwender äußerlich nichts vom Datenbankprogramm bemerkt. Er hat lediglich das Gefühl, sich in einem speziellen Datenbankprogramm für seine Aufgabenstellung zu befinden. VBA (Visual Basic for Applications) ermöglicht dabei ereignisgesteuerte Formulare, modulare Architektur, Fehlerbehandlung, Klassenmodule, eigene Funktionen sowie den Zugriff auf DAO/ADO. Für den Rollout stehen ACCDE/ACCDR-Formate bereit, sodass Quellcode geschützt und Oberflächen gezielt eingeschränkt werden können.

Arbeitsweise von Microsoft Access

Auf Wunsch speichert Access die gesamten Daten, die Einstellungsoberfläche, die Visual Basic-Module, Reportberichte und weitere Tabellen in einer einzigen großen MDB-Datenbankdatei ab. Ebenso ist es auch möglich, sämtliche Datenbestände getrennt nach Datentyp abzuspeichern. Damit besteht die Möglichkeit, dass diese Datenbanken wiederum von dBASE und anderen Datenbanken über die offenen Datenbank-Verbindungsfähigkeit ODBC gelesen werden können.

ODBC ist eine Standardschnittstelle für die SQL-Datenbanksprache. Bei einer Access Datenbank handelt es sich um ein relationales Datenbanksystem. Ohne das Datenbankprogramm Access zu benutzen, können über verschiedene Schnittstellen und Programmiersprachen auf diese Datenbanken zugegriffen werden. Damit ist der Einsatzbereich von Access Datenbanken sehr groß. Beliebte Programmiersprachen sind zum einen Visual Basic und zum anderen beispielsweise Delphi, mit denen eigene Datenbankprogramme geschrieben werden können.

• Dateiformate: MDB (älter, Jet-Engine) und ACCDB (neu, ACE-Engine)
• Architektur: Ein-Datei-Ansatz oder Split Database (Frontend mit Formularen/Abfragen, Backend mit Tabellen), verknüpft über ODBC
• Mehrbenutzerbetrieb: Datei- und Seiten-Sperren; temporäre .ldb/.laccdb-Sperrdateien regeln den Zugriff
• Größenlimit: pro Datei bis zu 2 GB (ohne Anhangspeicher), daher Aufteilung/Backend sinnvoll
• Wartung: regelmäßiges „Komprimieren und Reparieren“ reduziert Dateigröße und Fragmentierung
• Verschlüsselung: ACCDB mit verbessertem Kennwortschutz und moderner Verschlüsselung

Access und SQL

Microsoft hat bei der Entwicklung darauf geachtet, dass eine Einbindung zum Microsoft SQL-Server und zu anderen SQL-Servern relativ einfach zu bewerkstelligen ist. Selbst ein Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk ist bei Access Datenbanken möglich. Da die Änderungen lediglich am Ende einer MDB-Datenbankdatei erfolgen, wird eine sehr schnelle Zugriffszeit gewährleistet. Ist die MDB-Datei sehr groß aufgebläht, kann man sie über einen entsprechenden Befehl bei Bedarf wieder komprimieren. Generell sind die neuen Access Datenbank als überaus stabil anzusehen, obgleich in Netzwerken reine SQL-Datenbanken noch leistungsfähiger sind.

Praxisbewährte Anbindung: Über ODBC lassen sich Tabellen aus SQL-Servern, MySQL/MariaDB, PostgreSQL u. a. als „verknüpfte Tabellen“ integrieren. Für hohe Performance eignen sich Pass-Through-Abfragen, die SQL direkt auf dem Zielserver ausführen. Größere Access-Lösungen lassen sich mit Migrationswerkzeugen in SQL Server „hochskalieren“ (Backend), während das Access-Frontend die Benutzeroberfläche liefert. Für stabile Verbindungen empfiehlt sich die korrekte 32-/64‑Bit-Treiberwahl, DSN-lose Verbindungszeichenfolgen sowie saubere Indizes und Schlüsselfelder auf dem Server.

• Vorteile der SQL-Integration: bessere Skalierbarkeit, Transaktionssicherheit, serverseitige Views/Stored Procedures
• Best Practices: Frontend lokal, Backend im Netzwerk/auf dem Server; Indizierung der Join-Felder; regelmäßige Kompaktion
• Fehlerprävention: aussagekräftige Feldnamen, Vermeiden reservierter Wörter, stabile Netzwerke (SMB), durchdachtes Sperrkonzept

Häufige Fragen und Antworten