Seiner Definition nach Mertens (1998) handelt es sich bei einem Datensatz um eine inhaltlich zusammenhängende Gruppe von Datenfeldern. Beispielsweise bezeichnen Name, Adresse, sowie Geburtsdatum und Geburtsort die Datenfelder zu einem Datensatz einer Person. Ebenso handelt es sich bei Artikelnummer, Artikelname und Preis um Datenfelder eines Datensatzes für einen Artikel. Hieraus ist ersichtlich, dass Datensätze wichtige Informationen zu einer bestimmten Kategorie zusammenfassen. In heutiger Zeit werden Datensätze vornehmlich in elektronischer Form, beispielsweise in Datenbanken, verwendet.

Vorgänger der Datensätze

Bevor in Verwaltungen und Unternehmen EDV-Lösungen angewandt wurden, verwendete man in erster Linie sogenannte Karteikartensyteme. Karteikarten beinhalten alle wichtigen Informationen, die für einen bestimmten Fall von Bedeutung sind. Der Benutzer gibt hierbei an, wonach die jeweiligen Karten sortiert eingepflegt werden. Die alphabetische Sortierung wird bei den meisten Karteikartensystemen bevorzugt. Sämtliche Informationen, die sich auf einer Karteikarte befinden, stellen auch gleichzeitig Datenfelder dar. Die Karteikarte selbst kann daher auch als Datensatz bezeichnet werden. Während die Informationen bei Karteikarten auf der Karte selbst in irgendeiner Form aufgebracht sind, entspricht die Darstellung der Datenfelder in einem elektronisch angelegten Datensatz in einer Tabellenform.

Mit dem Aufkommen der ersten Datenbanksysteme war auch gleichzeitig das Ende der Karteikartensysteme besiegelt. Heute werden für die Datenpflege fast ausschließlich moderne Datenbanken verwendet. Ein weiterer Vorläufer moderner Datenbanksysteme war die Lochkarte. Über die jeweilige Satzart konnten unterschiedliche Kategorien von Datensätzen unterschieden werden. Hierbei wurden die Ergebnisse beispielsweise in unterschiedlichen Datenbanken gespeichert oder auf der Lochkarte durch ein spezielles Feld markiert.

Aufbau eines Datensatzes

Zur Darstellung eines Datensatzes oder zur Ergänzung von Eingaben zu einem Datensatz werden sogenannte Formulare verwendet. Es handelt sich hierbei um programmtechnische Eingabemasken, die die einzelnen Datenfelder in übersichtlicher Form auf dem Bildschirm wiedergeben. In der Informatik entspricht ein Datensatz generell einer Datenstruktur eines sogenannten assoziativen Arrays. Die Datenfelder können hierbei nichtnumerische Zeichenketten enthalten, die in ungeordneter Reihenfolge vorliegen dürfen. Zusätzlich wird in einem Datensatz wenigstens ein Datenfeld als Schlüssel definiert, mit dem Verknüpfungen zu anderen Datensätzen hergestellt werden können.

Aus mathematischer Sicht entspricht ein Datensatz einem Tupel. Ein Tupel bezeichnet eine endliche Liste, in der eine bestimmte Anzahl mathematischer Objekte hintereinanderstehen. Diese Objekte können leer sein und müssen nicht voneinander verschieden sein. Sie stellen in einem Datensatz die einzelnen Felder dar, die ebenfalls leer sein können oder auch gleiche Werte beinhalten dürfen. Eine Sammlung von Datensätzen bildet die Grundlage für ein Datenbanksystem. Jedoch wird hierbei zunächst zwischen der Struktur eines Datensatzes und letztlich dem Inhalt eines Datensatzes unterschieden.

Bevor Datensätze verwaltet werden können, müssen diese erst angelegt werden. Dabei sollte sich der Datenbankadministrator schon von vornherein Gedanken machen, wie ein Datensatz letztlich aufgebaut sein soll. Relationale Datenbanken benötigen zur eindeutigen Bestimmung eines Datensatzes einen einmaligen Schlüsselwert. Dieser Schlüssel wird in den meisten Datenbanken als erstes Datenfeld angelegt. Danach folgen alle weiteren Datenfelder in beliebiger Reihenfolge. Dabei kann aber auch individuell festgelegt werden, ob ein bestimmtes Datenfeld ebenfalls einen Schlüssel darstellen soll. Auf diese Weise können mehrere Datensätze verschiedener Datenbanktabellen, die alle über das gleiche Schlüsselfeld verfügen, verknüpft werden.

Nachdem die Struktur eines Datensatzes definiert ist, kann über eine Eingabemaske die eigentliche Dateneingabe erfolgen. Vielfach werden hierfür entsprechende Anwendungsprogramme erstellt, die auf das Datenbanksystem zurückgreifen können. Die Datensätze werden letztlich in einem für das jeweilige Datenbanksystem typischen Dateiformat abgespeichert.

Datensätze in Dateien

Datensätze werden nicht immer in Datenbanken eingesetzt. Bei vielen einfachen Lösungen reicht es aus, wenn man Informationen zeilenweise in eine einzelne Datei abspeichert und diese bei Bedarf wieder einliest. Die Datensätze können hierbei zeilenweise in einer Datei angelegt werden.