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Microsoft Outlook Definition & Begriffserklärung

Unter Microsoft Outlook versteht man einen Personal Information Manager. Dank der Integration das Schreib- und Arbeitsprogramm Microsoft Office ist Outlook inzwischen ein viel genutztes Programm zum Speichern von E-Mails, Terminen und Anhängen. Trotz großer Namensähnlichkeit handelt es sich bei dem Programm Outlook Express, welches sich ebenso mit E-Mails beschäftigt, und Outlook um zwei voneinander unabhängige Programme.

Funktionsweise von Outlook

Aufgabe von Outlook ist es, einzelne E-Mails sowie Anhänge und Termine zu speichern. Die Besonderheit hierbei ist, dass es die Daten als unverschlüsselte und komprimierte Containerformate speichert. Diese Formate enden mit der Abkürzung .msg und bedeuten Microsoft Exchange Mail Document. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Gesamtheit aller Daten, inklusive Kalendereinträgen und Kontakten, in Outlook als Personal-Store (.pst) Formate zu speichern.

Bis zur Version Outlook 2002 war die Speicherung dieser Daten in dem Format .pst nur bis zu zwei Gigabyte möglich. Seit der darauffolgenden Version Outlook 2003 können die PST-Dateien jedoch im Unicode-Format abgespeichert werden und sind darüber hinaus auch in ihrer Speicherkapazität nicht weiterhin begrenzt. Die Outlook-Versionen, die vor der Version 2003 entstanden, sind jedoch nicht in der Lage die neuen Formate zu lesen und zu bearbeiten.

Mit einem Microsoft-Exchange Server im Hintergrund entfaltet die Produktreihe Outlook ihre vollen Funktionsmöglichkeiten im Netzwerk. Aufgabe des Exchange-Servers ist hierbei, alle Daten in einer zentral angelegten Datenbank abzuspeichern, da eine direkte Vernetzung von PST-Dateien als gängige Standardfunktion nicht möglich ist.

Seit 2001 besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit, Alternativen zum üblichen Exchange-Server zu nutzen. Die neuen Alternativen bieten dem Nutzer an, einzelne Daten des PST-Formats zu synchronisieren oder sogar eine gemeinsame Nutzung der Daten im Netzwerk anbieten zu können. Die kosten für ein umfangreiches Sever-System entfallen hierbei.

Entstehung von Outlook

Angefangen bei Outlook Version 8 wurde Outlook in das Softwarepaket Office 97 integriert und nannte sich dementsprechend Outlook 97. Die darauf folgenden Versionen änderten ihren Namen dem Betriebssystem entsprechend. So folgte auf Outlook 97 Outlook 98, und auf dieses Outlook 2000. Die nachfolgenden Modelle Outlook XP und Outlook 2003 fanden auch bei Macintosh Absatz und wurden für dieses Betriebssystem auch Outlook 10 und Outlook 11 genannt.

Zu dem größten Mitbewerber auf dem derzeitigen Markt gehörte besonders Lotus Notes, welches sich ebenso als dokumentenorientiertes Datenbanksystem mit zusätzlichen E-Mailfunktionen etablierte. Seit dem Jahr 2006/2007 ist Outlook als fester Bestandteil im Office-Paket erhältlich. Im Jahr 2010 erschien die aktuellste Version Office 2010, in dem Outlook 14 / Outlook 2010 ebenso enthalten ist.

Auf dem Macintosh ist Entourage seit Office 2001 als Outlook-Alternative erhältlich. Die letzte Version war Entourage 2008 welche lediglich mit Office 2008 vertrieben wurde. Entourage 2008 unterstützt in allen Versionen (ausgenommen Home- und Studenten-Edition) Exchange-Server, jedoch aber nicht Notizen sowie Tasks und Aufgaben.

Leistungsumfang von Outlook

Sowohl Entourage als auch Outlook unterstützen die Verwaltung verschiedener E-Mail-Konten über ein Fenster. Verknüpft werden können die Konten via POP3, IMAP4 und Exchange-RPC. Darüber hinaus bieten beide Programme neben der Verwaltung von E-Mails auch die Verwaltung von Kontakten und Terminen an. Besonders in Unternehmen werden diese Programmfunktionen häufig genutzt. Um die Funktionsvielfalt optimal nutzen zu können, ist jedoch der Betrieb eines Exchange-Servers unabdingbar. Über den Server können dann Termine und Besprechungen mit allen Mitarbeitern zusammen geplant und organisiert werden.

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