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Datenexport Definition & Begriffserklärung

Sollen Daten von einem Anwendungsprogramm in ein anderes Programm überführt werden oder zu Sicherungszwecken auf einem Datenträger abgespeichert werden, so spricht man von einem Datenexport. Oftmals handelt es sich auch um einen Datenexport, wenn die exportierten Daten dabei in ein anderes Format konvertiert werden. Viele Anwendungsprogramme verfügen über einen Menüpunkt mit einer Exportfunktion. Auf der anderen Seite lassen sich von diesen Programmen auch von anderen Anwendungsprogrammen exportierte Daten importieren. Intern übernimmt hierbei ein Konverter die Funktion eines Übersetzers.

Datenaustausch und Datenexport

Zum Zwecke eines Datenaustausches zwischen verschiedene Unternehmen oder Organisationen müssen diese vom jeweiligen Anwendungsprogramm in einer bestimmten Form ausgegeben werden. Besitzen das abgebende Unternehmen und das empfangene Unternehmen dieselben Anwendungsprogramme, so findet gewöhnlich ein normaler Datenaustausch statt. Hierbei reicht es aus, die Daten auf einem Datenträger abzuspeichern und diesen im Zielrechner wieder einzulesen. Ebenfalls können die Daten auch per Email weitergeleitet werden. Gegebenenfalls müssen diese Daten gegen unbeabsichtigte Fremdzugriffe per Verschlüsselungsalgorithmen geschützt werden.

Ein bekanntes Beispiel für einen reinen Datenaustausch stellt das im Banksektor übliche DTA-Verfahren für den elektronischen Zahlungsverkehr dar. Sinn und Zweck ist die einheitliche Erzeugung, Verarbeitung und Verteilung dieser Austauschdaten für eine effiziente Verteilung im Rahmen überbetrieblicher Belange. Nicht immer besitzt das Zielsystem die gleiche Softwareumgebung wie das abgebende System. Die übermittelten Daten liegen dann in einem fremden Format vor und können nicht 1:1 eingelesen werden. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder man exportiert die Daten in ein für den Empfänger lesbares Format oder der Empfänger importiert über sein Anwendungsprogramm die eingelesenen Daten in ein für ihn lesbares Format. Die meisten Anwendungsprogramme besitzen eine Import- und Exportfunktion. Wer das Zielsystem kennt, sollte daher die Dateien über einen Konverter exportieren, bevor er sie weitergibt. Dadurch ist sichergestellt, dass der Empfänger auch die übermittelten Daten ohne Probleme einlesen kann.

Datenexport in der Praxis

Eine umfangreiche Dokumentation wird mit der Textverarbeitung Word erstellt. Diese soll weitläufig verbreitet werden, damit viele Interessenten darauf zugreifen können. Auf der anderen Seite soll gleichzeitig sichergestellt werden, dass niemand Änderungen an dem Dokument vornimmt. Dies geschieht teilweise aus lizenz- und urheberrechtlichen Gründen.

Eine einfache und praktische Möglichkeit für einen Dateiexport wird dadurch gegeben, dass man das Dokument im PDF-Format abspeichert. Dieses PDF-Dokument lässt sich nicht ohne weiteres mehr verändern. Gleichzeitig wird das Textdokument im PDF-Format ohne Verlust weitreichend komprimiert, um es problemlos auch über das Internet zu verteilen. Ein anderes Beispiel für einen Dateiexport liegt vor, wenn beispielsweise eine Berechnungstabelle, die in Microsoft Excel erstellt wurde, der Lotus 123 Tabellenkalkulation zugeführt werden soll. Hierbei kann man die Excel-Tabelle gleich in das für Lotus 123 lesbare Format abspeichern und damit exportieren.

Probleme beim Datenexport

Für die Konvertierung von einem Dateiformat in das andere werden entsprechende Konverter benötigt, die in den gängigsten Anwendungsprogrammen integriert sind und ihre Arbeit im Hintergrund ausführen. So kann es passieren, dass bei einem Dateiexport wichtige Informationen verloren gehen. Werden beispielsweise formatierte Texte in ein niedrigeres Dateiformat, zum Beispiel in eine normale TXT-Datei konvertiert, so gehen hierbei sämtliche Textformatierungen verloren.

Andererseits können manchmal die importierten Daten von den einlesenden Anwendungsprogrammen nicht vollständig übernommen werden, da ausgerechnet in dieser Programmversion einige Formatierungen nicht enthalten sind. Es ist daher ratsam, sich nach dem Versenden einer exportierten Datei beim Empfänger über den Erhalt und das korrekte Einlesen zu informieren.

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